Ved tildeling av midler fra RDA Tromsø vil ansvarlig for prosjektet få tilsendt et tilsagnsbrev. Før prosjektet kan settes i gang må Troms fylkeskommune ha mottatt bekreftelse fra prosjektansvarlig der vilkårene for tilsagnsbrevet godtas. Det vil ved enkelte prosjekter bli innkalt til signeringsmøte mellom representanter fra Troms fylkeskommune og støttemottaker. Her vil tilsagnsvilkårene bli gjennomgått og eventuelle uklarheter ved bevilgningen vil bli besvart. Dette for å sikre en felles forståelse av hva som kreves i forhold til tilsagnet, underveis i prosjektet og når prosjektet skal avsluttes.